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Medien

Wie weit ist der Weg bis zur Verwaltung 4.0?

von Juliane Mischer, am 07.02.2019

Industrie 4.0 ist aktuell in aller Munde: Prozesse werden digitalisiert und automatisiert, Maschinen und Abläufe intelligent miteinander vernetzt. Auch in der öffentlichen Verwaltung lassen sich Arbeitsschritte und Bearbeitungsprozesse mithilfe digitaler Technologien weiterentwickeln und „smarter“ gestalten. Ein Baustein dieser Verwaltung 4.0 sind E-Government-Lösungen, durch die Behördengänge online erledigt werden können. Damit hat sich Anja Kreutz, die Medien- und Kommunikationsmanagement (B.A.) an der Hochschule Fresenius in Düsseldorf studiert hat, in ihrer Abschlussarbeit auseinandergesetzt. Die Untersuchung ist in Zusammenarbeit mit dem Medien Management Institut (memi) der Hochschule Fresenius entstanden.

Im adhibeo-Interview erläutert die Absolventin, welche Handlungsempfehlungen sie dabei für die digitale Transformation aufgabenspezifischer Bearbeitungsprozesse – wie Antragsverfahren oder die Abwicklungen von Bescheiden – im öffentlichen Dienst in Nordrhein-Westfalen identifiziert hat.

Frau Kreutz, wie ist der Status-quo in Sachen digitaler Verwaltung in NRW?

Der Status-quo wird durch die Gesetzgebung bestimmt. Ausschlaggebend hierfür ist das sogenannte E-Government-Gesetz (EGovG NRW), das die elektronische Verwaltung in NRW fördern soll. Erst durch Inkrafttreten dieses Gesetzes mit Wirkung vom 1. Januar 2018 stehen die Institutionen der öffentlichen Verwaltung vor der Aufgabe, Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass elektronische Kommunikation mit und innerhalb der öffentlichen Verwaltung erleichtert wird und die Kommunikations- und Bearbeitungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung weitgehend elektronisch und medienbruchfrei durchgeführt werden können – so das Credo des § 1 Absatz 1 EGovG NRW.

Maßgeblich für eine medienbruchfreie Antragsstellung ist der Entfall der sogenannten Schriftformerfordernis. Das heißt: Es soll nicht mehr notwendig sein, Anträge im Original zu unterschreiben. Die NRW-Landesregierung hat im Rahmen des E-Government-Gesetzes bis zum Ende des vergangenen Jahres überprüft, an welcher Stelle auf die Unterschrift zugunsten einer elektronischen Identifikation verzichtet werden kann. Dieses Screening bildet nicht nur einen übersichtlichen Grundstein für eine elektronische Antragsstellung, sondern auch für Maßnahmen der elektronischen Aktenführung und das damit verbundene Vernichten der Papieroriginale zur Anpassung an die digitale Gesellschaft.

Die digitale Transformation in den öffentlichen Einrichtungen beginnt also gerade erst?

Wir befinden uns zurzeit in einer Pionierphase, in der eine Konvergenz zwischen Digitalisierung und Datenschutz geschaffen werden muss. Diese Zusammenführung ist bei einer Auswahl an umgesetzten Maßnahmen bereits gelungen. Dazu zählen in NRW beispielsweise das Open.NRW-Portal, in dem Daten aus verschiedenen Interessensgebieten gebündelt und antragsfrei zur Verfügung gestellt werden, das Online-Wohngeld-Antragsverfahren, das elektronische Antragsstellungsverfahren im Bereich der Beihilfe für Beamte oder die bekannte elektronische Übermittlung von Steuererklärungen (ELSTER). Auch die Kommunikation mit allen Gerichten, Staatsanwaltschaften und den Gerichtsvollziehern in Nordrhein-Westfalen läuft elektronisch: Anträge, Klagen und andere Schriftsätze oder Dokumente können im Rahmen des E-Government-Gesetzes elektronisch übermittelt werden.

Wie blicken Bürgerinnen und Bürger auf E-Government-Angebote?

Im Jahr 2016 wurde die Bekanntheit von Open-Government-Angeboten abgefragt. Unter Open Government versteht man, dass sich die Verwaltung zum Bürger hin öffnet, transparenter wird und mehr auf Zusammenarbeit setzt. Darunter fallen auch E-Government-Bestrebungen wie die Möglichkeit, Behördengänge online abzuwickeln. Die höchste Bekanntheit bei der Befragung erzielten Informationen öffentlicher Einrichtungen, welche in sozialen Netzwerken zu aktuellen Themen geteilt wurden, gefolgt von Open-Data-Angeboten, wohingegen Crowd-Sourcing-Angebote zur Zusammenarbeit zwischen Bürgern und Verwaltung von der Allgemeinheit eher weniger wahrgenommen und genutzt wurden. Zudem zeichnet sich aus Statistiken ab, dass Bürger Onlinedienste verstärkt nutzen würden, sofern diese eine schnellere Bearbeitung mit geringerem Antragsaufwand, geringere Gebühren und ein transparenteres Verwaltungshandeln versprechen. Demgegenüber stehen Nutzungsbarrieren wie die Anschaffung zusätzlich notwendiger Hardware, undurchschaubare Strukturen sowie eine unvollständige – und damit nicht medienbruchfreie – Abwicklung von Onlineangeboten und eine unzureichende Hilfestellung durch Behörden.

Anhand verschiedener Umfragen kann zusammengefasst werden, dass 25- bis 44-Jährige E-Government-Angebote stärker wahrnehmen als andere Altersgruppen in Deutschland. Jedoch ist hier anzumerken, dass Privatpersonen die Serviceleistungen zukünftig grundsätzlich verstärkt nutzen wollen, selbst wenn die derzeitige Bekanntheit und Verwendung der Leistungen im Vergleich dazu gering ist.

Stichwort Datenschutz: Welchen Einfluss hat dieser auf den Ausbau von E-Government-Angeboten?

Die öffentlich-rechtliche Verwaltung findet bei der Digitalisierung oft ihre Grenzen im Datenschutzbereich. Bei allen öffentlich-rechtlichen Vorhaben ist beispielsweise natürlich auch die seit dem 25. Mai 2018 geltende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu beachten, welche die Verarbeitung von personenbezogenen Daten regelt.

Auch wenn bei den Angeboten alle Datenschutzvorschriften beachtet werden, kann Angst vor Datenmissbrauch die Nutzung und den Ausbau der Services hemmen. Muss daher besonders um das Vertrauen der Bürger in digitale Prozesse geworben werden? Wenn ja, wie?

Die mangelnde Nutzung von bestehenden Angeboten geht mit der Unbekanntheit mancher Anwendungen einher. Wichtig an dieser Stelle ist Aufklärungsarbeit. Die Verwendung von Sicherheitsmaßnahmen bei der Nutzung von Onlinediensten sollte durch die Behörde im Rahmen ihres Internetauftritts oder durch Öffentlichkeitsarbeit betont werden. Auch wenn Authentifizierungsmaßnahmen teils aufwändig und mit Anschaffungskosten für entsprechende Hardware verbunden sind, muss hier auf deren derzeitige Unabdingbarkeit bei Einhaltung des Datenschutzes eingegangen werden. Weiterhin sollte eine leicht verständliche Zusammenfassung aller Sicherheitsverfahren im direkten Zusammenhang mit der Anwendung oder sogar eine einfache, strukturierte Hilfestellung durch die Behörden selbst angeboten werden. Die Abneigung gegenüber der Verwendung von E-Government-Systemen und damit verbundenen Ängste der Bürger bezüglich Datenmissbrauch könnten in diesem Umfang gemindert werden.

Welche weiteren Handlungsempfehlungen sprechen Sie nach Ihrer Analyse aus, um die Nutzung von E-Government-Angeboten zu steigern?

Grundsätzlich ergeben sich sowohl bei der Nutzung durch Sachbearbeiter in den Behörden als auch bei der Anwendung durch Bürgerinnen und Bürger verschiedene Möglichkeiten. Um ein paar Beispiele zu nennen:

In Behörden sollte es das Ziel sein, vollständig papierlos zu arbeiten und eine E-Akte oder E-Laufmappe zu nutzen. Auf diesem Weg ist sicherlich eine Zwischenlösung über eine Scanstelle, die Post digitalisiert und an die zuständigen Stellen weiterleitet, vonnöten. Können Sachbearbeiter dann über eine geeignete Software auf die gescannten Daten zugreifen, würde das den Arbeitsaufwand pro Antrag senken. Um die Akzeptanz einer solchen Anwendung bei den Sachbearbeitern des öffentlichen Dienstes zu gewährleisten, sollten Behörden intern präventiv über die Vorteile informieren. Im Laufe der Zeit sollte zudem darauf hingearbeitet werden, dass eine Umstellung auf ein komplett digitales Antragsverfahren erfolgt, sodass sich das Nachreichen von Papierunterlagen, das damit verbundene aufwändige Scanstellenverfahren und auch die Entsorgung der Originalakten erübrigt – und so eine wirklich medienbruchfreie Nutzung möglich ist.

Für die notwendige Verschlüsselung bei der Nutzung von Antrags- und Kommunikationsapplikationen sollten die Anschaffungskosten für Authentifizierungsgeräte berücksichtigt werden: Können die Kosten getilgt oder zumindest gemindert werden? Behörden sollten zudem überlegen, ob diese Verfahren verkürzt werden könnten, indem mehrere Schritte automatisch parallel mit nur einer Einwilligung des Nutzers zur Verwendung der Daten vonstattengehen. Das würde die Benutzerfreundlichkeit erhöhen.

Natürlich müssen beim Ausbau der E-Government-Angebote, wie bereits angesprochen, alle datenschutzrechtlichen und sicherheitstechnischen Aspekte berücksichtigt werden.

Welche anschließenden Forschungsfragen ergeben sich aus Ihrer Arbeit?

Die momentane Situation in Nordrhein-Westfalen bietet durch die Schaffung von richtungsweisenden Gesetzen und den technologischen Fortschritt viel Potential zur digitalen Transformation von behördlichen Verwaltungsverfahren. Durch hoheitliches und rechtmäßiges Handeln ist es Aufgabe des Staates und der ausführenden Ebene, die Rechte der Bürger zu wahren. Weiterhin ist es die Aufgabe des Bürgers, seinen per Gesetz definierten Pflichten nachzukommen. Der digitale Transformationsprozess erlaubt dabei eine Vereinfachung der Inanspruchnahme und der Bearbeitung von Bürgerangelegenheiten, fordert jedoch auch durch Wahrung von Persönlichkeitsrechten heraus. Dabei wird diese Situation stets durch den technologischen, wirtschaftlichen und auch sozialen Fortschritt beeinflusst. Maßgeblich für ein effektives und effizientes Behördenmanagement ist die Vernetzung untereinander. Es müssen Schnittstellen geschaffen werden, welche eine medienbruchfreie Informationsbeschaffung garantieren und einen schnellen und einfachen Service bieten. Die angesprochenen Möglichkeiten zur Steigerung der E-Government-Nutzung leiten zu der Chance über, ein übergreifendes Informationsmanagement sowie einen einheitlichen Stammdaten-Account zu schaffen. Nur wenn die Verwaltungen in Deutschland gleich aufgebaut sind und gleich funktionieren, ist ein übergeordnetes digitales Netzwerk für kooperierendes Handeln möglich. Fraglich ist unter einer zeitlich unkonkret zukunftsorientierten Betrachtung hier:

  • Wie müssen die gesetzlichen Voraussetzungen gegeben sein, um ein deutschlandweites sicheres Verwaltungsnetz entstehen zu lassen?
  • Welche technischen Voraussetzungen müssen in allen öffentlich-rechtlichen Verwaltungen gegeben sein, um diese sicher untereinander vernetzen zu können?
  • Wandelt sich der Bürger durch die Vernetzung von öffentlich-rechtlichen Leistungsangeboten zum Prosumer – also zu jemandem, der sowohl Angebote nutzt, aber auch zur Verfügung stellt?
  • Können aufgabenübergreifende eID-Antragsverfahren rechtlich und technisch landesübergreifend eingesetzt werden?

Letztlich bleibt nur noch ein Zitat von Joseph Anton Bruckner: „Wer hohe Türme bauen will, muss lange am Fundament verweilen.“

Über den Autor

Juliane Mischer
Juliane Mischer ist Teil der adhibeo-Redaktion und arbeitet im Bereich Marketing und Kommunikation der Hochschule Fresenius.